견적서(Quotation)란 무엇인가요?
견적서의 정의
견적서(Quotation)는 제품이나 서비스의 가격, 수량, 납기, 결제 조건, 인코텀즈 등 거래 조건을 공식적으로 제시하는 문서입니다. 구매자의 요청(RFQ, 인콰이어리 등)에 대한 구체적 응답이자, 이후 계약 협상의 기준점이 됩니다. 서면으로 명시된 조건은 상호 기대치를 맞추고 분쟁 가능성을 줄여 줍니다. 명확하고 완전한 견적서는 전문성을 보여 주며 거래 성사 가능성을 높입니다.
견적서 필수 항목
제품명·모델·사양, 단가와 통화, MOQ, 단계별 가격(볼륨 할인), 총액 계산 방식, 리드타임, 포장/라벨 조건, 인코텀즈별 포함 비용, 결제 조건(T/T, L/C, 선지급 비율), 유효기간, 보증·AS 조건, 샘플 정책, 제외 사항 등을 명시해야 합니다. 주문 변동 가능성을 고려해 환율 기준일과 적용 방식도 적어두면 좋습니다. 각 항목은 표 형태로 가독성을 높이고, 필요한 경우 부속 문서(스펙 시트, 인증서 사본)를 링크나 첨부로 제공하세요. 누락이 없는 견적이 협상 시간을 줄입니다.
가격 구조 설명
단가에 포함·불포함된 항목을 명확히 구분하면 이후 추가 비용 논쟁을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 금형비, 특수 포장비, 라벨 디자인 비용, 시험·인증 비용, 샘플 비용, 운송보험료 등을 별도로 표기합니다. 생산 원가와 환율 변동 리스크가 큰 품목이라면 재협상 조건이나 슬라이딩 가격 조건을 사전에 안내하세요. 가격 산출 근거를 간단히 제시하면 투명성이 높아져 신뢰 구축에 도움이 됩니다.
리드타임과 유효기간
생산 리드타임, 선적 준비 기간, 예상 운송 기간을 구분해 제시하고, 성수기·원자재 수급 변동 등 변수도 함께 설명합니다. 견적 유효기간을 명확히 설정해 공급망 변동으로 인한 리스크를 관리하고, 유효기간 내 확정 주문을 권유하는 리마인드 계획을 세우세요. 납기 지연 시의 커뮤니케이션 프로세스나 페널티 정책도 미리 안내하면 신뢰도가 높아집니다. 시간 관련 정보를 투명하게 관리하는 것이 장기 파트너십의 기반입니다.
표준화와 브랜드 일관성
회사 로고, 연락처, 사업자 정보, 서명 블록 등 브랜딩 요소를 통일된 서식으로 유지하면 전문성이 강화됩니다. 템플릿을 표준화해 담당자 간 스타일 편차를 줄이고, 세금 계산 규정이나 법적 문구를 일관되게 적용하세요. 다국어가 필요한 경우 번역 품질을 검수하고, 현지 법규에 맞는 표현을 사용합니다. 최신 정보가 반영된 버전 관리 체계를 유지해 오류를 최소화하세요.
후속 관리와 협상
견적 발송 후에는 수신 확인과 질문 여부를 빠르게 체크해 대화를 이어가세요. 고객의 우선순위(가격, 납기, 품질 보증)에 맞춰 협상 포인트를 조정하고, 변경된 조건은 반드시 수정 견적서로 재발행합니다. CRM에 견적 히스토리를 기록해 팀원들이 동일한 정보를 공유하도록 하며, 실패/성공 사례를 분석해 가격 전략을 개선합니다. 유효기간 만료 전 리마인드를 보내고, 작은 수정 요청에도 신속히 대응하면 전환률이 높아집니다.