프로포마 인보이스(Proforma Invoice)란 무엇인가요?
프로포마 인보이스의 정의
프로포마 인보이스(Proforma Invoice)는 정식 상업송장 전에 발행하는 예비 청구서로, 거래 조건을 공식적으로 제시하고 구매자의 내부 승인과 수입 절차를 돕는 문서입니다. 견적서보다 형식과 책임이 무거우며, 이후 발행될 상업송장의 기초가 되므로 내용 일관성이 매우 중요합니다. 구매자는 이를 활용해 신용장 개설, 사전 송금 준비, 수입 라이선스 신청, 관세·운임 예산 산정 등을 진행합니다. 금액·조건·HS 코드·인코텀즈를 정확히 기재해야 합니다.
프로포마 인보이스 용도
구매자는 프로포마 인보이스를 근거로 수입 허가, 신용장 개설, 사전 송금 승인, 관세·세금 예산 책정, 포워더 견적 요청을 진행합니다. 은행과 세관, 운송사가 모두 참고하므로 판매자는 법인명·주소·세금번호, 선적항/도착항, 제품 설명, 단가·수량·총액, 결제 조건, 납기, 보험·포장 조건을 빠짐없이 적어야 합니다. 상업송장과 값이 달라지면 통관 지연이나 은행 리젝이 발생할 수 있습니다.
필수 기재 항목
판매자/구매자 정보, 인보이스 번호와 발행일, 제품명·규격·HS 코드, 수량·단가·통화, 총액, 인코텀즈, 운송 방식(해상/항공), 예상 선적일, 포장 형태, 원산지, 유효기간, 서명·직인을 포함합니다. 할인이나 리베이트가 있으면 별도 라인으로 명시하고, 은행 송금 정보와 수수료 부담 주체(OUR/SHA/BOC)를 명확히 적어야 결제 지연을 막을 수 있습니다.
작성 시 주의사항
미확정 조건을 적어두면 상업송장과 불일치 위험이 커집니다. 환율 기준일, 유효기간, 공급 가능 수량, 납기 허용 오차를 명확히 기재하고, 규제 품목이나 인증 필요 품목은 인증서 준비 기간을 감안한 리드타임을 적으세요. 포장·보험·서류 발급 수수료 등 부가 비용을 별도 표기하면 예상 밖 비용 논쟁을 줄일 수 있습니다.
발행·수정 프로세스
초안 발행 후 고객 확인을 받아 오타나 수량 변경이 생기면 즉시 개정판을 발행하고 버전을 관리해야 합니다. 인보이스 번호에 개정 표시를 남기고, 변경 사항을 이메일 본문에 요약해 혼선을 줄이세요. 서명본이 필요한 국가에서는 직인을 찍은 PDF를 제공하고, 최종 승인 후에는 내부 권한을 제한해 무분별한 수정을 막습니다.
상업송장과의 연계
프로포마 인보이스는 상업송장과 최대한 동일해야 합니다. 제품 설명, 금액, 인코텀즈, 선적 정보가 달라지면 은행이 서류 불일치로 결제를 거절하거나 세관이 과세를 다시 산정할 수 있습니다. 출고량 변동 등 불가피한 차이가 생기면 고객, 은행, 포워더에 사전 공지하고 수정 서류를 일괄 제공해야 합니다.