RFQ(Request for Quotation)란 무엇인가요?
RFQ의 정의
RFQ(Request for Quotation)는 특정 제품이나 서비스에 대해 가격, 최소 주문 수량, 리드타임, 결제·배송 조건 등 상업 조건을 공식적으로 문의하는 문서입니다. 주로 사양이 명확하고 커스터마이징 범위가 제한된 표준화된 제품에서 사용됩니다. 구매자는 여러 공급업체로부터 동일한 형식의 견적을 받아 가격과 조건을 공정하게 비교하기 위해 RFQ를 발행합니다. 응답 품질과 속도는 향후 협상력과 신뢰에 직접 연결됩니다.
RFQ에 포함되는 정보
RFQ에는 제품 코드/설명, 필요한 수량과 반복 구매 주기, 원하는 인코텀즈(FOB, CIF 등), 목표 납기, 포장 요구사항, 품질 인증, 샘플 필요 여부, 지급 조건(T/T, L/C), 견적 유효기간 요청 등이 포함됩니다. 구매자가 제공한 세부 정보가 부족하면 정확한 견적이 불가능하므로, 명확한 질문 목록으로 보완 정보를 요청해야 합니다. 요구사항을 오해하면 추가 협상이나 재견적으로 이어져 신뢰를 잃을 수 있습니다. 처음부터 상세히 정의된 RFQ는 거래 성사 가능성을 크게 높입니다.
RFQ vs RFP
RFQ는 주로 가격·조건 비교에 초점을 맞춘다면, RFP는 솔루션 설계와 실행 계획까지 평가합니다. RFQ는 사양이 확정된 상품 거래에, RFP는 맞춤형 프로젝트나 서비스에 적합합니다. 따라서 RFQ 응답은 간결하고 수치 중심으로 작성하고, RFP 응답은 배경과 방법론을 포함한 서술형이 됩니다. 요청 성격을 잘못 이해하면 필요 이상으로 복잡한 자료를 보내거나 핵심 정보를 놓칠 수 있으니 발행 목적을 먼저 확인하세요.
응답 전략과 견적 구성
견적서에는 단가, MOQ, 가격 조건(스텝 단가, 대량 할인), 리드타임, 결제 조건, 인코텀즈별 비용 포함 범위, 유효기간, 샘플 정책을 명확히 기재합니다. 숨겨진 비용(포장 변경, 인증 비용, 금형비 등)은 별도 라인으로 투명하게 표시해 이후 분쟁을 방지합니다. 경쟁사가 많은 경우 차별화 포인트(품질 보증, 빠른 리드타임, 애프터서비스, 기술 지원 범위)를 한눈에 보여주는 요약 섹션을 추가하면 유리합니다. 제출 포맷을 구매자가 지정했다면 동일한 구조로 맞춰 비교 편의성을 높이세요.
시간 관리와 커뮤니케이션
RFQ는 응답 속도가 중요한 경우가 많으므로, 요청 수신 즉시 담당자를 지정하고 필요 정보 리스트를 확인해야 합니다. 정확한 견적에 필요한 데이터가 부족하면 1차 회신으로 추가 정보를 요청하고 예상 제공 일정을 안내하세요. 제출 후에는 수신 확인을 요청하고, 유효기간 만료 전 리마인드를 보내 기회를 놓치지 않도록 합니다. 변경 요청이 오면 변경 내역을 문서화해 버전 관리하고, 모든 커뮤니케이션을 CRM에 기록해 팀이 동일한 정보를 공유하도록 합니다.
분석과 학습
RFQ 결과를 분석하면 시장 가격대, 경쟁사 포지셔닝, 고객이 중시하는 조건을 파악할 수 있습니다. 승패 요인을 분류해 단가 구조, 리드타임, 결제 조건, 인증 준비 등 개선 우선순위를 세우세요. 반복되는 RFQ 유형에 대한 템플릿과 계산 자동화(원가·환율 반영)를 구축하면 응답 시간을 단축할 수 있습니다. 또한 자주 받는 질문을 기반으로 FAQ를 만들어 고객의 추가 문의를 줄이고, 영업팀의 일관된 메시지를 유지하세요.