견적 유효기간(Validity Period)이란 무엇인가요?
유효기간의 정의
유효기간(Validity Period)은 견적서나 제안서에 명시된 가격·납기·조건이 유지되는 기한을 의미합니다. 기간 이후에는 원자재 가격, 환율, 운임, 생산 슬롯 변동으로 조건이 달라질 수 있음을 사전 통지하는 역할을 합니다. 명확한 유효기간은 불필요한 분쟁을 줄이고, 의사결정 속도를 높이는 장치입니다.
유효기간 관리
유효기간은 보통 7~30일로 설정하며, 원자재 변동성이 크거나 피크 시즌에는 더 짧게 설정하기도 합니다. 내부적으로 만료 알림을 설정해 영업팀이 고객에게 사전 안내하도록 하고, 만료 후에는 최신 비용 구조로 재견적을 발행해야 합니다. 동일 고객의 여러 버전 견적이 혼재하지 않도록 버전 번호와 발행일을 명확히 기재하세요.
연장 협상 전략
고객이 의사결정에 시간이 필요한 경우, 일정 기간 가격을 고정(Price Lock)하되 환율/운임 급등 시 조정 조항을 넣거나, 부분 선금 조건과 연동해 연장을 제안할 수 있습니다. 옵션별로 유효기간을 차등 적용(가격 14일, 리드타임 30일 등)해 리스크를 분산하세요. 연장 시 변경된 전제 조건(수량, 스펙, 포장)을 다시 확인하는 것이 좋습니다.
국제 거래 고려사항
해상 운임, 컨테이너 상황, 항만 혼잡, 관세/규제 변경 가능성이 큰 시장에서는 짧은 유효기간과 재협상 절차를 명시해야 합니다. 환율 기준일과 적용 환율(스팟/TTM), 결제 통화 변경 시 재산정 방식도 함께 기재하면 분쟁을 줄일 수 있습니다. 현지 인증 비용이나 원재료 세제 변화도 유효기간 설정에 영향을 미칩니다.
내부 프로세스와 통제
견적서 발행 권한, 승인 라인, 할인 한도, 유효기간 정책을 표준화해 영업 변동성을 줄이세요. CRM/ERP에서 만료 예정 견적을 리포팅하고, 만료 전 리마인더를 자동화하면 전환율을 높일 수 있습니다. 대량 고객이나 전략 거래는 예외 승인 절차를 두되, 예외 적용 내역을 기록해 추후 감사와 개선에 활용합니다.
문서화와 일관성
견적서, 프로포마 인보이스, 계약서에 동일한 유효기간과 조건을 기재해 해석 차이를 없애세요. 고객과의 이메일/미팅에서 구두 합의한 연장도 서면으로 재확인하고, 변경 사항은 새 버전 문서로 재발행해야 합니다. 만료된 견적을 기반으로 발주가 들어오면 즉시 재확인 절차를 가동해 손익 훼손을 방지합니다.